Oturma Odası Organizasyonu

Kurumlarda organizasyon değişikliği evdeki oturma düzeninin değiştirilmesine benzer. Önce yadırganır, sonra alışılır. Başlangıçta BABALAR memnun olmaz ve hep söylenir; çünkü yeri değişmiş ve konforu bozulmuştur. ANNELER heveslidir ve mutlu olmuştur; çünkü bu düzenden sıkılmıştır ve hayatında değişiklik istemektedir. ÇOCUKLAR evdeki düzeni umursamaz; kurallar koyulmadıkça, imkanlar zayıflamadıkça ve sınırlama gelmedikçe. MİSAFİRLER için fark etmez; hizmet ve ikram aksayıp azalmadıkça. BÜYÜKLER itiraz etmez; oturma odasında kendileri için yer ayrıldıkça.

BABALARI ikna etmek, ANNELERİ memnun etmek, ÇOCUKLARA özgürlük vermek, MİSAFİRLERİN beklentilerini karşılamak, BÜYÜKLERİ ihmal etmemek gerekiyor. Bunları yaparken huzuru da bozmamak gerekiyor.

Şimdi birlikte düşünelim! Kurumlarda BABALAR, ANNELER, ÇOCUKLAR, MİSAFİRLER ve BÜYÜKLER ifadelerinin karşılığı kimler olabilir?

Organizasyon değişiklikleri kurumlardaki hiyerarşik yapının ve ilişki zincirlerinin bir bütün olarak ele alındığı ve yeniden belirlendiği değişimlerdir. Kurumdaki olumlu ya da olumsuz gelişmelerin ilgisi olsun ya da olmasın direk olarak bu değişimin sonucuna bağlanabileceği çok hassas bir konudur. Kurumdaki temel fonksiyonların ve birbirleriyle olan dikey ya da yatay ilişkilerinin belirlendiği ve iş süreçleri, yetkiler, görevler ve sorumlulukların netleştirilmeye çalışıldığı bütünsel bir bakış açısını gerektirir. Bu süreçte organizasyon tasarımı, süreç mimarisi, yetkilendirme ve görev tanımları gibi kavramlar hayati önem taşır. Strateji, süreç ve performans yönetiminin kurumsal sistemlerle desteklenmesi gereken ve iş akışının netliğinin, sadeliğinin ve hızının garanti alınması zorunluluğu olan bir faaliyet alanıdır. Bilgi akışının tepeden aşağıya doğru indiği yapılar, uzmanlaşmaya dayalı yapılar, işlerin bölümlere ayrıldığı yapılar, dikey ve yatay geçişlerin olduğu proje temelli yapılar en sık kullanılan organizasyon modelleri olarak karşımıza çıkıyor. Bu da yetmezmiş gibi son zamanlarda kuantum stratejiler, organizasyonlar ve liderler konuşulmaya başlandı. Parçalar, dalgalar, öngörülmezlik ve belirsizlik kavramlarının önemine dikkat çekiliyor ve stratejilerin de esnek ve hassas olabileceği konuşuluyor.

Tarihsel sürece de baktığımızda sanayinin, teknolojinin ve yetkinliklerin değişimine paralel olarak bilen, anlayan, öğrenen ve düşünen organizasyonların gelişimini de rahatlıkla görebiliyoruz. Bu tespite ek olarak, organizasyonların temel dinamiklerinin dışında yaşayan bir sistem olduğu gerçeğinin de ihmal edilmemesi gerekiyor. Organizasyonlar canlı gibidir; doğar, büyür, düşünür, öğrenir, gelişir, değişir, hisseder, yaşar ve doğal olarak yaşlanır. Yapılan her türlü değişiklikler yukarıdaki süreçlerin kalitesini ve sonucunu direk olarak belirler ve kurumun performansını etkiler. Organizasyonlar ve insan ilişkisi ise işin merkezinde yer alıyor. Organizasyonların hayata geçmesinde, performansının yüksek olmasında ve stratejilerin desteklemesinde insan algısının ve davranışlarının çok büyük etkisinin olduğuna her gün şahitlik ediyoruz. Kurumlar, organizasyon yapılarında stratejilerini, hedeflerini, süreçlerini, yetkilerini, görevlerini, ilişkilerini destekleyici ipuçları ararken kişiler ise sadece kurumun değil kendi bugününü ve yarınını gösteren ipuçlarını da arıyor. Organizasyon şemasında kendi kariyer yolculuğunun izlerini görmek istiyor.

İşte tam da bu nedenle organizasyonlarda yapılacak her türlü değişim söylentileri ve planlamaları doğal olarak insan düşüncelerini, duygularını doğal olarak da davranışlarını yakından etkiliyor. Organizasyon değişiklerinde insanlar kendi bölümlerini, pozisyonlarını, yetkilerini, görevlerini, sorumluluklarını ve ilişkilerini anlamaya çalışıyor. Belki de daha da önemlisi kendi bölümüne ve yaptığı işe verilen değeri anlamaya çalışıyor. Bu nedenle, kimileri için endişe, kimileri için ise umut olarak algılanıyor; kimileri için kaçınılmaz son, kimileri için ise yeni bir başlangıç olarak görülüyor. Ancak, organizasyonlar yapılan değişikliklerle insan davranışlarını kontrol etmeye, yönetmeye, haritalandırmaya yani kısacası oyunun kurallarını yeniden belirlemeye çalışırken insanların da bu değişikliklerden çok farklı beklentileri oluyor. Bu değişiklik iklimini öncesi ve sonrasıyla doğru inşa etmek için kurumların çok dikkatli olması ve çok fazla çaba sarf etmesi gerekiyor. Organizasyon değişikliklerinde, kurumun hedeflediği şey ile çalışanın algıladığı şeyin mümkün olduğu kadar aynı olması çok önemli. Organizasyon değişikliklerine kurum içinde güven duyulabilmesi için çalışanlar kurumun niyetinden ve elde edilecek sonuçlardan emin olmak istiyor.

Tabi ki organizasyonel değişiklikler sadece çalışanlar için değil kurumun tüm paydaşları için de önem taşıyor. Onlar da bu değişimi anlamaya çalışıyor, kendi açılarından değerlendiriyor, kendi iş ve ilişkisi üzerindeki etkisini ön görmeye çalışıyor, değişimden kendisine de pay çıkarmaya çalışıyor, uyum sağlama konusunda planlama yapıyor ve iletişimi yeniden inşa etmeye çalışıyor. Kısacası kurumun geleceğinde kendisini yeniden konumlandırmak için yeni stratejiler belirliyor ve hatta kendi organizasyonunu da yeniden gözden geçiriyor. Her organizasyonel değişikliğin aslında içeriye ve dışarıya vermiş olduğu aşikar ya da gizil mesajları olduğunu da ihmal etmeyelim. Diğer tüm paydaşlar da aynı çalışanlarda olduğu gibi bu değişiklik konusunda bazen endişe duyuyor, bazen ise yeni bir umut ışığı olarak görüyor. Bu değişimde kendi önemini, değerini ve geleceğini görmek istiyor.

Ancak, bu süreç kurumlar ve paydaşların hatalarını da içinde barındırıyor. Organizasyonel değişimler, bazen vizyon göstergesi, bazen de strateji gereği yapılmakla birlikte maalesef bazen de anlık sorunları çözme ya da kişiye özgü olarak yapılabiliyor. Karşılıklı olarak sonuçlarına katlanmak zorunda kalınıyor. Sonuç olarak, bu değişimlerin olumlu ya da olumsuz etkilediği bölümler, katmanlar, kişiler ve paydaşların olması çok doğaldır. Haklı ya da haksız, bilinçli ya da bilinçsiz, kuruma ya da kişiye özgü eleştiriler de olacaktır. Herkes kendi penceresinden gördüğü manzarayı yorumlayacak, belki de olduğundan daha farklı göstermeye de çalışacaktır. Hazır olmak, hazırlıklı olmak ve hazırlamak gerekiyor.

Organizasyon ayağınıza giydiğiniz ayakkabı gibidir. Küçük olursa sıkar, vurur, canınızı acıtır, yürütmez ve ilerletmez. Büyük olduğunda ise giyemezsiniz, yürüyemezsiniz, ayağınızdan çıkar ve yavaşlatır. Modeli, numarası, derisi ve rahatlığı kıyafetinize, yaşınıza, zamana ve özellikle kişiliğinize uygun olmalı. Ve iklime ve mevsime göre de değişebilmeli! Ve bu arada, ayak memnun değilse ayakkabının kalitesi, markası ve fiyatının da hiçbir önemi olmadığını unutmayalım!